8 pasos para seguir en la generación exitosa de Cambio

Este documento lo fundamento en los principios John P. Kotter, artículos originales los pueden encontrar en diferentes publicaciones de Harvard Business Review, así como en, diferentes artículos académicos.

La mayoría de las iniciativas del cambio desafortunadamente terminan fracasando, esto es un hecho comprobado.  Hoy día es de suma importancia aprender de dichos casos que no alcanzaron el triunfo.   Primero debemos entender que el cambio es un proceso y no un evento, es decir es continuo y esto implica disciplina constante en la estrategia original.  Definir rotundamente el éxito, que no exista duda alguna de cuando se ha logrado.  Comunicación constante, así como mensajes lúcidos e inspiradores.  Generar las revisiones periódicas y actualizaciones a tiempo.  No se equivoca nunca el que realiza algo en la búsqueda del éxito, se equivoca aquel que, por miedo al fracaso, no realiza nada.

1.  Ambición de Éxito – Sentido de urgencia.

Esta frase la escucho con demasiada frecuencia entre directores y propietarios de negocio.  La problemática que encuentro con la frase es que pocas veces se definen de forma clara para que el resto de la organización la reconozca.   La ambición por lograr el éxito es parte de dicha urgencia, hay que definir claramente cada uno de ellos.  Que no quede duda en ninguna área de la organización cual es el éxito que se busca en este periodo.  

El éxito del resultado de tu estrategia debe de otorgar claridad y certeza al equipo que se tiene una meta a conseguir, a través de las iniciativas y actividades que se están delegando.  Como resultado vas a tener personal mas enfocado y con menos ansiedad.

2.  Toma con seriedad tu rol de líder.

En términos de Kotter, el busca como segundo punto crear una coalición de ejecutivos que sean responsables de llevar a cabo el cambio.   El grupo debe de representar todas las áreas de la organización, de forma tal que todos están con la misma visión y el mismo mensaje.   Lo mas probable seria que su equipo fuera sus gerentes y/o su área directiva.   La sugerencia de un servidor es que se generen reuniones especificas para tocar el tema de adaptabilidad y cambio a la estrategia actual.  No confundir revisión de resultados operativos, juntas semanales con reuniones estratégicas.  Otórguenle un nombre clave, tiene un efecto psicológico muy importante en el efecto urgencia. 

3.  Comunicación – visión e iniciativas –

Una vez determinada la meta final, el éxito de la estrategia.  Determinen de forma conjunta cual es la forma en que cada departamento contribuye al éxito final.  Como cada colaborador en sus actividades nuevas, ya sea en forma o fondo, esta contribuyendo al éxito común.  No podemos dejar que cada uno “entienda” su función.  Esta labor es fundamental en el éxito de tu estrategia.  Cada gerente departamental, cada jefe de equipo, cada líder en tu organización debe tener muy claro su forma de supervisar y enviar el mensaje central de la estrategia.   Kotter incluso advierte, que, si no pueden describir claramente su visión en menos de 5 minutos, la visión no sirve.   Así bien, es importante que cada uno de tus gerentes pueda relacionar los cambios en su departamento a los cambios generales del negocio y sepa explicar cada uno de los participantes en su equipo la importancia de las actividades.

4.  Aprende a inspirar a tu gente

Hoy día todos los negocios estamos pasando por los mismos momentos.  Momentos de angustia e incertidumbre, no solo por los aspectos económicos; muchos con incertidumbre y temor ante los efectos de la pandemia del Coronavirus.  

Es importante que el mensaje a tu gente en relación con el cambio que estamos viviendo sea inspirador. No es “salvar el negocio” es “salvar nuestros trabajos”.  Se empático ante la situación actual que tu gente vive también. 

Seguramente algunos estarán tomando decisiones de recorte de personal, ajuste en los salarios, etc.  Es fundamental manejar, aun así, un mensaje que inspire a la gente a ajustarse al cambio.  Que identifiquen la meta, que el éxito sea palpable.  Si el éxito es en 3 meses o en seis meses, defínelo.  Se optimista, ve el final del periodo de ajuste; visualiza claramente como va a estar tu negocio y tu gente.  Realmente visualízalo que sea tan tangible como puedas, de forma tal que cuando envíes tu mensaje, realmente inspire y motive.  Si no te emociona a ti hasta los huesos, si no te saca lagrimas de emoción de lo que van a lograr, si no hace que todos los días quieras ver la reacción de tu gente; créeme NO es inspirador. 

5.  Alineación tu mejor aliado

Adicional a la importancia psicológica de nombrar tus juntas de estrategia con algún nombre especifico, también ayuda en la alineación de las gerencias en la estrategia.  En estas juntas los gerentes estarán enfocados a que es el “único” tema que se va a tratar en dicha reunión.

Las siguientes preguntas seguramente podrán guiarte a entender si existe alineación.

  1. ¿todos tienen claro lo que hay que hacer y están convencidos de que será efectivo para lograr los beneficios deseados?
  2. ¿Su coalición guía el cambio y realmente asignan el suficiente tiempo, recursos y motivación para hacerlo?
  3. ¿hay presión continua para impulsar el cambio? En este momento, si.  ¿En dos semanas? Es importante que no se acostumbren a este periodo extraordinario. 

Acepta riesgos e ideas no tradicionales, busca actividades que ayuden en la cultura organizacional que ahora sufre al estar la gente trabajando bajo estrés natural de la pandemia y desde casa.  En casa muchas veces sin las condiciones necesarias para realizar bien su trabajo. 

6.  Metas de corto plazo

Una forma crítica de mantener al negocio en su camino al éxito es identificar metas de corto plazo.  Diarias y Semanales.  La recomendación es publicarlas que cada departamento sepa que esta logrando “algo” ayuda a mantener los ánimos en niveles idóneos.  Ahora mismo, que se trabaja a distancia es mas fácil “sentirse perdido en la organización” por ello la creación de plataformas digitales y documentos que se compartan entre los miembros de la organización de los avances y resultados mantendrá a su negocio motivado.

Tenemos el riesgo de trabajo a distancia y las emociones que se viven en casa tendrán un impacto importante en el desempeño de nuestra gente.  Hoy día no podemos controlar el ambiente laboral como se pudiera hacer dentro del negocio.   Cada gerencia deberá de identificar en las reuniones estratégicas las metas a seguir y comunicar el avance, alguien de la coalición de cambio deberá de hacer saber de los avances al grupo (gerencia de mercadotecnia).

7.  Credibilidad desde el inicio

Desde los primeros pasos que des, las primeras decisiones que tomes, los primeros resultados que veas, utilízalos para incrementar la credibilidad de la estrategia.   Que cada gerente sea muy sensible a los resultados individuales. 

La credibilidad inicial va a ser un gran aliado en los momentos de revisión y ajustes.  Al ser una situación nueva, algo que no ha sucedido antes y tampoco a nadie; realmente no sabemos si las decisiones y acciones que estamos tomando son las correctas o nos van a funcionar.  En nuestras revisiones semanales, seguramente estaremos tomando decisiones de ajustes y cambios.  El ir creando credibilidad, primero nos ayuda a nosotros como lideres a darnos certeza en que vamos por el camino adecuado, adicional al equipo a la ejecución de nuevas acciones conforme se vayan requiriendo.

8.  Aprende y adapta

El cambio es el medio, no el mensaje.  Seguramente todo este proceso pondrá enfrente de nosotros nuevas practicas y formas de trabajo.  Nos llevara a aprender que podemos llevar nuestro negocio de forma distinta.  Hoy en día hemos visto una de las cualidades humanas mas importantes, la adaptación.  Cuando la adversidad se presenta la forma de adaptarnos como seres humanos es impresionante.   Recomiendo que documentemos los pasos que se están tomando ante esta situación, esperemos no se presente algo así una vez mas; sin embargo, en caso de que así sea podemos tener un plan de contingencia para aplicar. 

Adicional saldrán mejores practicas, hábitos de liderazgo, comportamientos de la conducta de nuestra gente que seguramente se debe valorar para la adaptación a la nueva forma de nuestros negocios cuando regresemos a trabajar en ellos.

Es importante volver mencionar este ultimo concepto.  Vamos a regresar a trabajar a nuestros negocios y vamos a tener una nueva cultura y forma de operar.  Debemos también durante este proceso, ir preparando a nuestra gente para cuando regresemos.  No solo es resistir, es preparar también.  De otra forma al regresar todos al negocio, tendrás que empezar una nueva estrategia de cambio y adaptación.

En G20, Inc.  Entendemos cambio y los pasos a seguir, adicional a las teorías de Kotter existen otras que ayudan a formar una estrategia adecuada tomando en consideración: conducta humana, cultura organizacional, seguridad organizacional y otras mas que podemos discutir con gusto contigo y con tu equipo.

Contáctanos para una sesión en cortesía y discutir tu estrategia.  Con gusto te guiamos.

Mauricio Espinosa.

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